<aside> 🌐 Se undersider
Sager i DocuNote opsættes ud fra to grundlæggende principper. Ét sagsforklæde (meta-formdesign) og én sagsopsætning (struktur, rettigheder, tilknyttede skabelon, mm.). I DocuNote tildeles hver enkelt forskellig sagstype ét metaformdesign og én sagsopsætning. På den måde gøres det muligt at håndtere flere sagsbehandlingsprocesser, i samme den samme DocuNote klient.
Ved oprettelse af en ny sagstype, bruges sagens metaform, hvor der registreres de metadata, der skal tilknyttes sagen, f.eks. hvilken part sagen vedrører og en beskrivelse af sagen.
Metadata kan være forud-udfyldte med f.eks. kan et brugervælgerfelt udfyldes med den aktuel-le brugers navn. Det er også muligt at summere flere hel- og kommatal-felter i et formelfelt.
Oprettelse af en ny sag. Sager kan også oprettes med højreklik menuen
Menupunkter er kun aktive, hvis brugeren har rettighed til at oprette sager i området.
Der kan oprettes en sag i forbindelse med journalisering af et nyt dokumenter fra Officepakken
Når brugeren vælger, at der skal oprettes en ny sag, kommer en guide til de sager, som brugeren har rettighed til at oprette.
Til venstre på skærmbilledet ses de sager, brugeren har rettighed til at oprette. Til højre ses de sager, som brugeren sidst har oprettet.
Sager kan have forskellige metaformdesigns (sagskort), alt afhængig af sagstypen. Når den rette sagstype er valgt, åbner sagens metaformdesign. Her udfyldes den metadata, der ønskes tilknyttet til sagen.
Et eksempel på et metaformsdesign (sagskort)
Flere åbne sager ****Med denne sagsvisning, kan brugeren have gang i flere åbne sager på samme tid
Opret Når sagen skal oprettes, kan brugeren enten trykke på ”gem ikonet” eller lukke sagen med esc-tasten og trykke gem
I sagsopsætningen på sagstypen defineres undermappe- og dokumentstrukturen, som – i modsætning til MS stifinderen – ikke er begrænset 260 tegns sti-længde. Det betyder i praksis at der understøttes en meget dyb strukturering af undermapper. Der kan oprettes standarddokumenter, som vedligeholdes i DocuNotes skabelonbibliotek, der automatisk oprettes sammen med sagen, i udvalgte undermapper. Det sikrer en højere brug af dokumentskabeloner i organisationen, er derved en højere effektivitet.
Rettigheder kan opsættes på selve sagstypen (hvem kan benytte denne sagstype) og på de undermapper der oprettes i sagen. På den måde kan kunden give begrænset adgang til en gruppe brugere, til én eller flere konkrete undermapper i en sagstype. Rettigheder på et objekt i DocuNote nedarves som standard fra dens ”parent” altså den overliggende sag eller undermappe.
Opsætning af sagstyper som set for systemadministratorer med adgang til oprettelse og vedligeholdelse af sagstyper
Rettigheder Rettigheder for sagen opsættes her. Der tages stilling til, hvem der skal have adgang til selve sagstypen. Brugere, der ikke har adgang til sagen, kan ikke se den
Sagsnummerering
Nummereringen af sager defineres med en maske, så f.eks. årstal kan komme først efterfulgt af et unikt løbenummer. Nummereringen kan være forskellig fra sagstype til sagstype. Nummeret opsættes via en maske {yy} for år og $ for fortløbende nummer, som nulstilles hvert år. Det vil sige, at en sag kan få nummer 14/102, som er sag nummer 102 fra 2014. Sagstyper kan dele nummerrækkefølge eller have deres eget.
En sag kan altid søges frem via det unikke nummer, uanset om den er omjournaliseret, åben eller lukket.
Sagsstatus
Standard sagsstatus kan være: åben, i bero eller lukket. Systemadministrator hos kunden kan definere flere statusser og vælge, hvilke statusser der skal være tilgængelige på den enkelte sag. Sagsstatus bruges til at give brugeren et bedre overblik, kan bruges i søgninger og til at starte forskellige workflows.
Som standard er en sag aktiv ved oprettelse.
Sagsparter
Sagsparter tilknyttes med link til adressebogen, hvor adresserne ligger i et fast format, som i Outlook adressekartotek. Hvis en sagspart ikke er i systemet, kan parten oprettes manuelt.
Adresserne kan være oprettet i adresselister og inddeles i firmaer og personer. Personer kan tilknyttes til et eller flere firmaer.
Adressebogen håndterer som standard udenlandske adresser med f.eks. 5 cifrede postnumre og felt til land.
Adressebogen kan også synkroniseres med eksterne partsregister, oftest er dette kundens økonomisystem.
Ved afsendelse af e-mails kan brugeren vælge at maile til sagsparterne, hvorved en liste med parterne og deres e-mailadresser bliver vist i en guide, så det for brugeren er hurtigt at sende e-mails ud til en eller flere parter.
Her vises en oversigt over de parter der er tilknyttet sagen. Det er også muligt at vælge en e-mailskabelon med flettefelter
Aktivitetsliste
Dokumenter, der gemmes i sagen eller sagens undermapper, tilknyttes automatisk til sagen. På hver enkel sag vises en aktivitetsliste, der viser alle hændelser/aktiviteter der er sket i et sagsforløb.
Aktivitetsliste
Enkeltsager
DocuNote giver mulighed for at benytte enkeltsagsbegrebet og tilknytte sager for brugeren. Hvis der f.eks. er en oversag med tvangsopløsning af XYZ, og der forekommer andre relaterede sager, kan de blive knyttet sammen.
Eksempel på oversag med undersager jf. enkeltsagsbegrebet.
Henvisningerne er synlige i et felt på sagskortet og fungerer som links til de andre sager. Henvisningerne vises også i træet som undersager med et genvejsikon. For brugeren vil det se ud som om, at sagen ligger lige under den aktuelle sag, og som om at alle dokumentmapper og dokumenter optræder under hovedsagen. Rettighederne følger de opsatte rettigheder på den enkelte sag og det enkelte dokument. Hvis en sag omjournaliseres bevares tilknytningen.
Henvisninger kan udføres på både sags- og dokumentniveau.
Sagsansvarlig
Som standard er opretteren sagsansvarlig, hvor brugere har mulighed for at ændre dette, både ved oprettelsen og senere. Hvis der ønskes mere end én bruger som ansvarlig, kan dette oprettes som et ekstra felt via design af systemadministratoren.
Der kan oprettes workflows og opgaver i forbindelse med oprettelse og håndtering af sager, læs mere under afsnittet Workflows.
Se mere:
Sager - Lås sag og underliggende elementer