(English version)

Overblik

MS Officeprofiler bruges til at opsætte relationen mellem metadata fra sag eller dokumenter og MS Office-dokumenterne word eller excel.

Med andre ord er det her man hjælper MS Office til at vide hvorfra det skal trække metadataene du ønsker at få indsat i dine dokumenter.

Man afgør om det skal trække fra en sags eller et dokuments metadata, peger herefter feltet ud det skal trække fra og slutlig afgør man evt. hvilke delelementer og i hvilket format det skal vises. Resten af processen foregår i de andre trin - se Fletning af metadata til dokument

<aside> ⚠️

Bemærk venligst:

• Da det samme felt godt kan ligge på henholdsvis en sags eller et dokuments egenskaber, er det vigtigt man har lavet relationen på det rigtige element, da den ellers ikke vil flette noget ind i slutdokumentet. </aside>

Opret Microsoft Officeprofiler

1. Tilgå Administrationsområdet og under Systemadministration vælg Systemopsætning

2. Skift til fanen Microsoft Officeprofiler

   

3. Vælg Dokumentprofil/Sagsprofil fra værktøjslinjen for at oprette en ny Officeprofil

   • Alternativt kan du folde navigationstræet ud i venstre kolonne og højreklikke på Dokumenter/Sager og vælge Opret,

4. Navngiv officeprofilen og afslut med Gem, når du har tilføjet de officeegenskaber du ønsker (se mere herom i næste sektion)

<aside> 💡

Tip:

• Ønsker du at tilføje/redigere en officeegenskab på en eksisterende officeprofil, foldes den relevante mappe ud og officeprofilen markeres.
• Der kan med fordel laves forskellige officeprofiler til brug for forskellige dokumentkategorier, for at undgå listen af tilknyttede egenskaber ikke bliver uoverskuelig.
  • Eksisterende officeprofiler kan kopieres og tilrettes, så man kan udnytte allerede oprettede officeegenskaber der måtte gå igen på flere dokumentkategorier. </aside>

Tilføj officeegenskaber og tilknyt felt

<aside> 💡

Tip:

• Uanset om det er sags- eller dokument officeegenskaber man skal tilføje, er der de samme to forskellige typer egenskaber man kan knytte feltnavne til

<aside> ⚠️

Bemærk venligst:

• En officeprofil kan kun slettes, hvis alle egenskaber er slettet </aside>

</aside>

For at oprette en egenskab og tilknytte et felt, skal man først

1. Tage stilling til egenskabstypen:

   

   • Standard - Begrænset liste af navne på egenskaber der allerede eksisterer i systemet
   • Brugerdefinerede - Egenskaber der manuelt navngives ved oprettelse og derefter gemmes i systemet

   <aside> 💡

   Tip:

   • Dokumentprofiler har fra starten Forfatter og Titel oprettet.
   • Ved at markere en eksisterende egenskab kan denne slettes eller redigeres </aside>