(English version)

<aside> 🌐

Se Undersider

• Klik på pilen for at folde ud </aside>

Introduktion

Datafletningsfunktionen lader dig automatisk udfylde Microsoft Office-dokumenter (Word og Excel dokumenter) med relevante oplysninger fra DocuNote-databasen.

Denne funktion er nyttig i udkast til breve eller salgstilbud, hvor kundeoplysninger skal indsættes et eller flere steder i dokumentet.

For at lade systemet vide, hvilken post der skal hentes fra databasen, skal du opsætte relationen mellem DocuNote-databaseposter og dokumentets metainformation, også kaldet "dokumentegenskaber".

Efter at have oprettet relationen kan du placere særlige markører i dokumentet for at hente værdier, der er gemt under dokumentegenskaberne.

Dokumentegenskaberne fungerer som kommunikationsmedium mellem DocuNote-databasefelter og pladsholdere i dit slutdokument.

• Nedenstående afsnit giver dig i trin en oversigt over de processer der skal gennemføres på sags- og dokumentniveau, for at flette data fra DocuNote-databasen ind i Word og Excel. For hvert trin findes link til uddybende informationer.

<aside> 💡

Tip:

• Fletning foregår til ét dokument, men hvis du har dokumenter med forskellige kategorier og skal bruge samme fletningsindstilling på alle, kan du samle dokumenterne under én sag og nøjes med én fletningsindstilling på sagsniveau. </aside>

Opsætning af fletningsproces - oversigt trin for trin.

1. Forbered system- og brugerdefinerede databasefelter Undersøg hvilke felter du vil bruge i dine dokumenter, så du ved hvilke databasefelter der er nødvendige for at gennemføre fletningen. (Se Fletning - Database-felter)

   • Se detaljer om MetaForm - Systemfelt typer eller Metaform - Brugerdefinerede felttyper

   

2. Opret dokument- og eller sagsmetaform design Her tilføjer du bla. de felter du ønsker at bruge til at flette data ind i dine dokumenter

   • Se detaljer om Metaformsdesigner

   

3. Opret dokument- og eller Sags-”Microsoft Office Profile” Du skal nu oprette en Microsoft Office-profil der er et kraftfuldt værktøj til at hente databasefelter og oprette deres relation til dokumentets office-egenskaber, som du senere vil bruge i Word eller Excel.

   • Se detaljer om Fletning - Microsoft Officeprofiler
   • Se også (Definer format mønstre ) i Microsoft Office-profil

   

4. Opret dokumentkategori og eller sagstype Efter du har oprettet et Metaform design og en MS Office-profil, er næste trin at forbinde disse to moduler ved at knytte dem til en dokumentkategori/sagstype.

   • Se detaljer om Dokumenter og sager - Dokumentkategorier og typer og Dokumenter og Sager - Sagstyper

   

5. Opsætning af skabelon Efter du har dokumentkategori og sagstype på plads, skal du oprette dokumentskabelonen, hvori felterne skal flettes og officeprofilen/-erne tilkobles.

   • Se detaljer om Dokumentskabelon

   

   <aside> 💡

   Tip:

   • Du kan flette data direkte ind i dit måldokument, der er uploadet til DocuNote, men det er langt mere effektivt at opsætte en skabelon med alt uforanderligt indhold til fremtidig brug. </aside>

6. Udfyldning af skabelonen med pladsholdere Slutlig skal "dokumentegenskaber"-referencerne indsættes i skabelonen.

   • Se detaljer omFletning - Værdifelter/-formler