(English version)
Introduktion
En sagstype er en skabelon for sager i DocuNote, som bruges til at organisere og styre sager ved at forhåndsdefinere opsætningen af metadata, struktur og andre indstillinger. Her defineres præcist hvilket metaformsdesign der skal bruges, hvordan mappestrukturen skal opbygges, og hvilke primære dokumentskabeloner der skal være let tilgængelige. Dette sikrer en ensartet og effektiv håndtering af lignende sager på tværs af organisationen.
Sagstype opsætning
Sådan opretter du en ny sagstype:
- Klik på DocuNote for at åbne backstage panelet, og klik derefter på System Setup*.*
- I ribbonbaren klikker du på ikonet Sagstype. Alternativt kan du højreklikke på Sagstyper i navigationsstrukturen og vælge Opret fra genvejsmenuen.
- Gennemgå mulighederne i tabellen nedenfor. Når du er færdig, skal du gemme dine ændringer.
<aside>
💡
Tip:
- Du kan også kopiere en eksisterende sagstype ved at højreklikke på den og vælge "Kopier"
- Frem til DocuNote version 7.0 blev alt indholdet ikke kopieret. Fra DocuNote version 7.0 er det sikret at alt indhold i sagstypen kopieres; f.eks. skabeloner, filtrering og kolonnevisninger.
</aside>
| Indstilling |
Beskrivelse |
| Navn |
Navn på sagstypen. |
| Metaforms design |
Metaforms designet der udvælges til sagstypen. Fx kan du opsætte et brugerdefineret layout af metadata for specifikke dokumenter. For detaljer om oprettelse af metaformsdesign, se ‣. |
| MS Office profil |
Microsoft Office profil der skal knyttes til denne sagstype. MS Office profil er et kraftfuldt værktøj til at hente system- eller brugerdefinerede værdier fra databasen og opsætte deres relation til dokumentegenskaber. Dette er særligt nyttigt ved fletning af data til dokumenter. For detaljer, se ‣. |
| Sagsnummerserie |
Tildeler et unikt nummer i et bestemt format til sager af denne sagstype. For detaljer, se‣. |
| Tillad redigering af sagsnummer |
Definerer om sagsnummeret kan ændres eller er skrivebeskyttet. |
Bemærk venligst:
- Hvis sagsnummerserien er sat til 'Manuel', kan sagsnummeret altid redigeres.
- Det kræver modulrettigheden 'Ændre sagsnummer' som skal være tildelt for at kunne ændre sagsnummer. |
| Dokumentnummerserie | Tildeler et unikt nummer i et bestemt format til dokumenter under denne sagstype. Se ‣. |
| Taksonomi | Organiserer sager af denne sagstype i et selvdefineret klassifikationshierarki. For detaljer, se ‣. |
| Genvejsmenu | Anvender brugerdefinerede genvejsmenuer i DocuNote. Disse brugerdefinerede menuer vil kun være tilgængelige for sager af denne sagstype. For detaljer, se‣. |
| Menu i egenskaber | Anvender brugerdefinerede menuer i Egenskaber-formularen. Disse brugerdefinerede menuer vil kun være tilgængelige for sager af denne sagstype. For detaljer, se ‣. |
| Menu på sagspanel | Anvender brugerdefinerede menuer i ribbonbar. Disse brugerdefinerede menuer vil kun være tilgængelige for sager af denne sagstype. For detaljer, se ‣. |
| Vis navnemønster | Definerer hvordan sagsnavnet vises i stifinder eller andre lister. For detaljer, se ‣. |
| Opret navnemønster | Hvis angivet, vil Sagsnavn feltet automatisk blive udfyldt med specificerede system- eller brugerdefinerede felter under Opret sag guiden. Du kan bruge feltnavne og almindelig tekst når du definerer dette mønster. Bemærk, at de felter du angiver i dette mønster skal være til stede på sagens metaform. For detaljer, se ‣. |
| Arkiver dokumenter i sager | Hvis du har Statsarkivering modulet aktiveret, kan du aktivere arkiveringsmulighederne for dokumenter af denne sagstype. |
| Initial sagsstatus | Definerer standardsagsstatussen der vil blive anvendt på nyoprettede sager baseret på denne sagstype.
Hvis angivet, tilsidesætter denne indstilling sagsstatusegenskaben "Sæt status når sagen oprettes". |
| Kassér samtale | Lader dig vælge hvilken "samtalekassationskode" du ønsker skal påvirke denne type sager. Hvis tom vil ingen kassation finde sted.
Læs mere her ‣. |
| Aktivér statusfiltrering | Ved at markere Aktivér statusser afkrydsningsfeltet kan du filtrere hvilke statusser der vil være tilgængelige ved tildeling/ændring af status (‣) for elementer baseret på denne sagstype. |
| Ikon | Giver dig mulighed for at definere et brugerdefineret ikon for sagstypen. For detaljer, se ‣.
Bemærk venligst: Brugerdefineret ikon defineret i dette felt vil blive tilsidesat af ikonet defineret af sagsstatus. |
| Beskrivelse | Dette felt giver dig mulighed for at angive en beskrivelse for denne sagstype. Beskrivelsen vil være synlig når du holder musen over sagerne under oprettelse af en ny sag. |
| Skabelonmapper og skabelondokumenter | Giver dig mulighed for at oprette en mappe- og dokumentstruktur som genereres når sagstypen oprettes i organisationstræet. Mappestrukturen kan bestå af: dokument-, medie-, e-mail-, og dagsorden mapper. Dokumentstrukturen kan tilføjes direkte på sagen eller i mapperne.
Vigtigt:
- Alle skabelonmapper er synlige her for brugerne uanset deres rettigheder- Læs mere her Template roles
- |
| Sagsskabeloner | Du kan have sagsskabelonerne defineret under Sagsskabeloner området. Senere, når du starter dokumentoprettelsesproceduren inde i sagen af den specifikke sagstype, vil listen over foreslåede skabeloner være tilgængelig for dig. For detaljer, se ‣. Ved at markere Begræns til tilføjede afkrydsningsfeltet kan du begrænse brugeren til kun at bruge definerede skabeloner. |
| Dokumentkategorier for dokumentregistreringer | Definerer hvilke dokumentkategorier der vil være tilgængelige under oprettelse af dokumentregistreringen. Markeret Begræns til tilføjede afkrydsningsfelt begrænser listen over tilgængelige kategorier i henhold til valgte fra listen. |
| Tilgængelige rapporter | Hvis du vil oprette den strukturerede rapport på din sag, skal du sikre dig at rapportskabelonen er vedhæftet under Tilgængelige rapporter området. For detaljer, se ‣. |
| Kolonnevisning | Definerer den brugerdefinerede kolonnevisning for sager og deres indlejrede dokumentmapper af denne sagstype. Se ‣. |
| Sorteringsrækkefølge | Definerer sorteringsrækkefølgen for elementer inden for sagstypen. Standardværdien er Stigende. |
| Baggrundsfarve | Giver dig mulighed for at definere baggrundsfarve for sagen af den aktuelle type. Standardfarven er hvid. |
<aside>
⚠️ Bemærk venligst:
- Sagstypen kan altid ændres på sagens egenskaber (Sager - Rediger sagens egenskaber).
- Hvis du vil begrænse adgangen til sagstypen, skal du klikke på ikonet Rettigheder i værktøjslinjen. Derefter følger du guiden Rettigheder. Hvis ikonet Rettigheder ikke er tilgængeligt, skal du kontrollere om Kontroller rettigheder for sagstype er aktiveret under siden Indstillinger.
</aside>
Rollout
Rollout-funktionen bruges til at anvende den aktuelle struktur fra en bestemt sag på alle sager af samme type.
Under oprettelse af sagen skal du navigere til afsnittet Skabelonmapper og skabelondokumenter.
For at definere skabelonmappestrukturen skal du navigere til System Setup. Åbn Egenskaber-formularen for den relevante sag.
Udvid Tilføj-knappen og vælg det relevante element.