(English version)

<aside> ⚠️ Bemærk venligst:

• For opsætning af sagstyper, se Dokumenter og Sager - Sagstyper </aside>

Oversigt

DocuNote hjælper dig med at klassificere og behandle dine dokumenter og sager ved at kategorisere dem i henholdsvis dokumentkategorier og sagstyper. Du kan bruge dokumentkategorier og sagstyper til at definere et unikt metaformdesign, indstille regler for sammenfletning af data, indeksere elementer efter deres specifikke metadata osv.

Opsætning af dokumentkategori

Naviger til administrationsområdet og under Systemadministration klik på System opsætning*.*

• Opret en ny Dokumentkategori ved enten at højreklikke på “Dokumentkategori” i navigationstræet i venstre kolonne, eller klikke på ikonet for dokumentkategori i værktøjslinjen under Opret.

  

• Der er følgende elementer for en dokumentkategori.

  Mulighed	Beskrivelse
  Navn	Navn på dokumentkategorien.
  Metaforms design	Metaforms design der skal knyttes til denne dokumentkategori. For eksempel kan du ønske at indstille et brugerdefineret layout af metadata for specifikke dokumenter. For detaljer om oprettelse af metaform design, se‣
  Check-in design	Anvender standard eller et brugerdefineret design til dokumentets check-in dialog.
  MS Office profil	MS Office profil der skal knyttes til denne dokumentkategori. MS Office profil er et kraftfuldt værktøj til at hente system- eller brugerdefinerede værdier fra databasen og konfigurere deres relation til dokumentets office-egenskaber. Dette er ekstremt nyttigt ved sammenfletning af data til dokumenter. For detaljer, se afsnittet‣.
  Adresseformat	Hvis du planlægger at flette kontaktoplysninger fra DocuNotes adressebog ind i dokumentet, skal du definere adresseformatet. For detaljer, se‣
  Taksonomi	Organiserer dokumenter i denne dokumentkategori i et klassehierarkisystem, som du selv har oprettet. For detaljer, se‣
  Højre-kliksmenu	Anvender brugerdefinerede kontekstmenuer i hele DocuNote. Disse brugerdefinerede menuer vil kun være tilgængelige for dokumenter i denne dokumentkategori. For detaljer, se‣
  Menu i egenskaber	Anvender brugerdefinerede menuer i Egenskaber-formularer. Disse brugerdefinerede menuer vil kun være tilgængelige for dokumenter i denne dokumentkategori. For detaljer, se‣
  Menu i Ribbonbar/sagspanel	Anvender brugerdefinerede menuer i Ribbon-barer. Disse brugerdefinerede menuer vil kun være tilgængelige for dokumenter i denne dokumentkategori. For detaljer, se‣
  Udfyld titelfelt når dokumentet oprettes	Hvis angivet, vil dokumenttitlen automatisk blive udfyldt med den angivne reference, når der oprettes et dokument fra skabelon. Du kan bruge de tilgængelige tags og almindelig tekst, når du opretter et brugerdefineret mønster. For detaljer, se‣
  Opret mønster for titel	Hvis angivet, vil dokumenttitlen automatisk blive udfyldt med angivne system- eller brugerdefinerede felter, når der oprettes et dokument fra skabelon. Du kan bruge feltnavne og almindelig tekst, når du opretter et brugerdefineret mønster. Bemærk, at de felter, du angiver i dette mønster, skal være til stede på dokumentets metaform. For detaljer, se Avanceret dokumenttitelmønster /(‣)
  Ved dokumentimport	Definerer en af følgende muligheder ved import af et dokument:
  •Brug dokumenttitelfelt- Udfylder dokumenttitel med filnavnet. Dokumenttitelfeltet kan stadig redigeres af brugeren.
  •Brug oprettelsesmønster på dokumentkategori*-*anvender det mønster, der er defineret i Opret titelmønster-indstillingen.
  Deaktiver sammenfletning	Deaktiverer sammenfletning af data for dokumenter i denne dokumentkategori. For detaljer, se‣
  Navngivning af eksporterede dokumenter	Giver dig mulighed for at tilsidesætte global navngivning ved eksport af et dokument i den specifikke dokumentkategori.
  Fritekst, data fra tekstboks og multilinje tekstfelter, ved at tilføje feltnavnet i {}, og følgende referencer {T} - titel, {N} - nummer, {V} - version, {S} - status, understøttes.
  Hvis det er tomt, bruges global navngivning.
  Aktivér statusfiltrering	Giver dig mulighed for at aktivere og filtrere dokumentstatusser for denne dokumentkategori.
  Standard dokumentstatus	Definerer den standard dokumentstatus, der indstilles under‣guiden.
  Standard dokumenttype	Definerer en dokumenttype, der anvendes som standard. (Se yderligere nedenfor)
  Dokumenttype er obligatorisk	Definerer en obligatorisk dokumenttype, der anvendes som standard.
  Dokumentkategori tilgængelighed	Definerer hvilke dokumentkategorier der vil være tilgængelige under oprettelse af dokumentet og/eller dokumentregistrering. Standardværdien er Ja.
  Singning-besked	Definerer hvilken signing-beskedskabelon der som standard skal benyttes for denne dokumentkategori

• Afslut med Gem, når alle nødvendige og ønskede felter er udfyldt.

Dokumenttyper

Dokumenttyper i DocuNote bruges til at klassificere dokumenter og definere deres behandlingsregler. De styrer lås- og check-in-regler og hjælper med at organisere dokumenter efter deres formål og tilstand. Forskellige typer har specifikke standardindstillinger og kan konfigureres efter behov.

Indstilling af lås- og check-in-regler

For at indstille en ny regel for dokumenttype:

• Naviger til administrationsområdet og under Systemadministration klik på System opsætning*.*

• Klik på Dokumenttyper i værktøjslinjen.

  

• I den viste dialog, foretag de nødvendige ændringer og klik på Gem.

  • Se mulighederne i nedenstående tabel:

  Lås-forslag	Beskrivelse
  Lås-afkrydsningsfelt vises ikke.	Lås-afkrydsningsfelt vises ikke i Import-guiden, Check-in og MS Office Add-in dialoger.
  Lås-afkrydsningsfelt er som standard ikke markeret.	Lås-afkrydsningsfelt vises i Import-guiden, Check-in og MS Office Add-in dialoger og er som standard ikke markeret.
  Lås-afkrydsningsfelt er som standard markeret.	Lås-afkrydsningsfelt vises i Import-guiden, Check-in og MS Office Add-in dialoger og er som standard markeret.
  Tvungen dokumentlås.	Dokument er tvunget til at blive låst under dokumentimport, check-in eller gemme elementer til DocuNote-processer.
  Check-in forslag	Beskrivelse
  Kladde dokument check-in	Kladde check-in type er angivet som standard ved import eller check-in dialoger.
  Udgivet dokument check-in	Udgivet check-in type er angivet som standard ved import eller check-in dialoger.
  Tvungen kladde dokument check-in	Dokumenttype er tvunget til at være kladde ved import eller check-in dialoger.
  Tvungen udgivet dokument check-in	Dokument er tvunget til udgivet check-in type ved import eller check-in dialoger.