(English version)

Overblik

Det er muligt via Brevflet og distribuer til digital post, at distribuere breve med information til digital post-modtagere med excel-dokument som kilde, i stedet for adressebogen, via DocuNotes NgDP funktionalitet.

<aside> 💡 Tip:

• Der kan distribueres til modtagere både via CPR- og CVRnummer

• Der er understøttelse af Digitaliseringsstyrelsens nye krav fra 15. november 2024 til filnavne, jf. nyhedsbrevet

  • Dette gælder blandt andet disse tegn, der ikke accepteres; *< > : " / \ | ? , hvorfor disse automatisk vil blive fjernet før distribution.

• I DocuNote version 7.1, findes en opdatering der forbereder afsender- og modtagersystemerne til MeMo 1.2, hvilket sikrer en gnidningsfri overgang før den obligatoriske deadline den 1. marts 2026, samtidig med at kompatibiliteten med MeMo 1.1 bibeholdes i overgangsperioden. Opdater Memo version - Digital Post </aside>

Funktionaliteten benytter Microsoft Words egen kendte brevflette-funktion. En dokumentskabelon med brevflettefelter, kan med fordel benyttes ved flere gentagne udsendelser med få ændringer. Læs om hvordan via dette link Brevfletning - oprettelse på basis af eksisterende dokumentskabelon uden brevflette-felter, gennemgås længere nede.

Krav til excel kilde

<aside> ⚠️

Bemærk venligst:

• For at kunne distribuere det klargjorte brevflette dokument, er der følgende krav til excel kildens indhold.

  | Kolonne overskrifter (Hele øverste række) | Denne række bruges til at identificere flettefelterne i dokumentet, samt angivelse af "CPR/CVR" og "Navn" kolonne i "Ny forsendelse" vinduet.

  Bemærk venligst: Kolonneoverskrifter må ikke indeholde mellemrum eller specialtegn. Ej heller bindestreg “-” i navnene i denne række, da Word ikke kan genkende dem. | | --- | --- | | En kolonne med CPR/CVR nummer for den primære kontakt | Denne kolonne bruges til at identificere modtagerne, samt adskille modtagerne i både "modtager vinduet" i ny forsendelse, samt distributionsrapporten (se skærmbillede 1 nedenfor: Kolonne "B" - markeret med rødt).

  Tip: CPR og CVR numre kan godt blandes i samme kolonne. Bemærk: Der skal være det rette antal tal, så vær fx. opmærksom på Excel ikke fjerner “0” forrest - se tip længere nede. | | En kolonne med navn tilhørende CPR/CVR numre for den primære kontakt | Denne kolonne bruges ligeledes til at identificere modtagerne, samt adskille modtagerne i både "modtager vinduet" i ny forsendelse, samt distributionsrapporten (se skærmbillede 1 nedenfor: Kolonne "C" - markeret med rødt). | | Kolonner med værger | Derudover er det også muligt at koble op til 2 værger direkte på den primære kontakt. Disse skal i så fald ligeledes have to kolonner (se skærmbillede 1 nedenfor: Kolonne "E-F" og "G-H" - markeret med rødt). | | Kolonner der er tomme "fyldte" kolonner er ikke tilladt | Hvis fejlen (se skærmbillede 2 nedenfor) mødes ved tilføjelse af modtagere, har man tomme områder i sit excel kildeark, der datamæssigt stadig har indhold. En workaround er fx at kopiere relevante felter til et nyt dokument og benytte dette som kilde, eller til et nyt ark i samme dokument og slette det/de eksisterende ark. |

  Skæmbillede 1:

  

  • Skærmbilledet viser en excel kilde hvor kolonne B, C, E, F, G og H benyttes til at identificere modtagerne (læs mere i tabellen ovenfor), og resten har udelukkende til formål at kunne blive brugt som flettefelter.

  Skærmbillede 2:

  

  • Der er opstået en fejl i DocuNote - Udtrykket skal evaluere et nodesæt. </aside>

<aside> 💡 Tip:

• Jo bedre navne der er i kolonnen tilkoblet CPR/CVR, jo bedre overblik opnås.
• Hvis excel fjerner nullet “0” i starten af nogle CPR/CVR numre, løses det ved at:
  • Formatére kolonnecellerne for CPR/CVR til tekst, for at undgå at excel opfatter cellerne som tal. Hvis ikke cellerne formateres til tekstfelter, skaber det en fejl når der tjekkes op mod digital post for godkendte modtagere og man kommer ikke videre fordi at CPR/CVR numrene ikke er korrekte. </aside>

(Gå til toppen af siden)

Opret brevflette dokument på basis af dokumentskabelon uden brevflette felter

1. Opret nyt brevflettedokument under "ny" på ribbonbaren (brug evt. genvej Ctrl+Shift+B, eller benyt højrekliks menu og vælg "Brevflettedokument" under "opret".)

   

2. I vinduet "Vælg datakilde til brevfletning", vælges og navigeres til excel kilde dokumentet, alt efter om det ligger i docunote (i så fald laves der en relateret genvej til dette ) eller på computeren (en kopi importeres til Docunote)

   

3. Vælg ønsket skabelon (fx blank word skabelon) og opret Word dokumentet.

   

   <aside> 💡 Tip:

   • Flettekoder for sags- og/eller dokument egenskaber kan sagtens eksistere i samme dokument. </aside>

4. Derefter åbnes det aktuelle Word dokument med nedenstående box, hvor der skal vælges "Ja". Herefter kommer det valgte skabelon dokument frem.

   

5. Slutlig skal brevflettefelterne der peger på excel arket indsættes. Dette kan gøres på en af følgende tre måder.

   1. Manuelt ved at skrive {MERGEFIELD Navn_på_kolonne \* MERGEFORMAT} - hvor "Navn_på_kolonne" tilsvarer navnet på den kolonne i kilde dokumentet du ønsker at flette fra.

   2. Under hovedmenuen "Forsendelser" i word vælges "Indsæt flette felt", og herunder det felt der ønskes indsat på den pågældende placering.

      

   3. Under hovedmenuen "Indsæt" vælges "Genvejselementer" -> "Felt", og i vinduet "Felt" sættes "Kategorier" til "Brevfletning", "MergeField" markeres og navnet på den kolonne i kilde dokumentet du ønsker at flette fra skrives i "Feltnavn" - Afslut med "Ok"

   <aside> ⚠️ Bemærk venligst:

   • Word har lavet nogle ændringer, der gør at “\* MERGEFORMAT” kan mangle i slutningen af flettekoden i metode b og c.
     • Test dette ved at trykke “Alt+F9”, og se om formatet ser således ud {MERGEFIELD Kontakt_Navn \ MERGEFORMAT*} (- hvor “kontakt_Navn” tilsvarer et flettefelt)
     • Mangler slutningen, skal denne tilføjes manuelt. Dette skal gøres for alle brevflette felter. </aside>