Overblik

Det er muligt via Brevflet og distribuer til digital post, at distribuere breve med information til digital post-modtagere med excel-dokument som kilde, i stedet for adressebogen, via DocuNotes NgDP funktionalitet.

<aside> 💡 Tip:

• Der kan distribueres til modtagere både via CPR- og CVRnummer

• Fra version 6.9 understøttes Digitaliseringsstyrelsens nye krav fra 15. november 2024 til filnavne, jf. nyhedsbrevet

  • Dette gælder blandt andet disse tegn, der ikke accepteres; < > : " / \ | ? * , hvorfor disse automatisk vil blive fjernet før distribution. </aside>

Funktionaliteten benytter Microsoft Words egen kendte brevflette-funktion. En dokumentskabelon med brevflettefelter, kan med fordel benyttes ved flere gentagne udsendelser med få ændringer. Læs om hvordan via dette link Brevfletning - oprettelse på basis af eksisterende dokumentskabelon uden brevflette-felter, gennemgås længere nede.

Krav til excel kilde

<aside> ⚠️

Bemærk venligst

• For at kunne distribuere det klargjorte brevflette dokument, er der følgende krav til excel kildens indhold.

  | Øverste række (Kolonne titler) | Denne række bruges til at identificere flettefelterne i dokumentet, samt angivelse af "CPR/CVR" og "Navn" kolonne i "Ny forsendelse" vinduet.

  Bemærk: Der må IKKE være “-” i navnene i denne række, da Word ikke kan genkende dem. | | --- | --- | | En kolonne med CPR/CVR numre for den primære kontakt | Denne kolonne bruges til at identificere modtagerne, samt adskille modtagerne i både "modtager vinduet" i ny forsendelse, samt distributionsrapporten. (se billed eksempel længere nede - Kolonne "B" - markeret med rødt.)

  Bemærk: **CPR og CVR numre kan godt blandes i samme kolonne!

  • Indtil DocuNote version 6.7 godtages “-” ikke i CPR nr.** | | En kolonne med navn koblet til CPR/CVR numre for den primære kontakt | Denne kolonne bruges ligeledes til at identificere modtagerne, samt adskille modtagerne i både "modtager vinduet" i ny forsendelse, samt distributionsrapporten. (se Billed eksempel længere nede - Kolonne "C" - markeret med rødt.) | | Tomme "fyldte" kolonner er ikke tilladt | Hvis fejlen vist nedenfor mødes ved tilføjelse af modtagere, har man tomme områder i sit kildeark, der datamæssigt stadig har indhold. Workaround er f.eks.. at kopiere relevante felter til et nyt dokument og benytte dette som kilde, eller til et nyt ark i samme dokument og slette det/de eksisterende ark. |

  

• Derudover er det også muligt at koble op til 2 værger direkte på den primære kontakt. Disse skal i så fald ligeledes have to kolonner. (Se billed eksempel længere nede kolonne "E-F" og "G-H" markeret med rødt.) </aside>

<aside> ⚠️ Tip:

• Jo bedre navn der er i kolonnen tilkoblet CPR/CVR, jo bedre overblik opnås.
• Formater celler med CPR/CVR numre til tekstfelter, for at undgå at excel opfatter dem som tal-felter og fjerner evt. "0" i første position, og dermed skaber fejl når der tjekkes op mod digital post for godkendte modtagere. </aside>

Nedenstående er eksempel på excel kilde hvor kolonne B, C, E, F, G og H benyttes til at identificere modtagerne (se tabel ovenfor), og resten udelukkende har til formål at kunne blive brugt som flette felter.

Opret brevflette dokument på basis af dokumentskabelon uden brevflette felter

• Opret nyt brevflettedokument under "ny" på ribbonbaren (brug evt. genvej Ctrl+Shift+B, eller benyt højrekliks menu og vælg "Brevflettedokument" under "opret".)

  

• I vinduet "Vælg datakilde til brevfletning", vælges og navigeres til excel kilde dokumentet, alt efter om det ligger i docunote (i så fald laves der en relateret genvej til dette ) eller på computeren (en kopi importeres til Docunote)