(English version)

Oversigt

DocuNote Outlook-tilføjelsen gør det muligt at vedhæfte dokumenter eller referencer til dokumenter til en udgående e-mail eller aftale. Du behøver ikke længere at åbne DocuNote-klienten, mens du arbejder i Outlook. Ligeledes kan du gemme dine modtagne mails i DocuNote direkte fra Outlook.

<aside> ⚠️

Bemærk venligst:

• Fra DocuNote version 6.9 understøtter "Det nye Outlook"-add-in de mest gængse funktioner.

  • Se “Det nye Outlook”-add-in - Fremdrift for en detaljeret liste, samt fremdrifts plan.
  • Se tekniske krav (herunder “pr. bruger” installering af add-in) her “Det nye Outlook”-add-in - Teknisk opsætning
  • Se MS Office integration - “Det nye Outlook”-add-in - Bruger for brugerguides.

• Det er enkelte DocuNote funktioner der ikke virker op mod “Det nye Outlook”. I disse tilfælde vil nedenstående pop-op vises.

  

</aside>

<aside> ⚠️

Bemærk venligst:

• Hvis du bruger "Det nye Outlook" i din organisation (og indstilling (778) er sat til "Det nye Outlook"), følg venligst vejledningen nedenfor.
  • Hvis den er sat til "Klassisk Outlook", følg venligst denne vejledning: MS Office integration - Vedhæft DocuNote elementer til e-mails
• Når du vedhæfter et dokument til din e-mail, vil Outlook-tilføjelsen give dig adgang til den seneste version (kladde eller publiceret), som du har tilladelse til at se.
  • Lær mere om Organizational roles og tildeling af tilladelse til at se kladder. </aside>

Send og gem mail i DocuNote - muligheder

1. I vinduet Ny Mail, klik på DocuNote-ikonet

   • Det kan være placeret i app-vinduet markeret med en grøn boks i billedet nedenfor

   

   <aside> 💡

   Tip:

   • Højreklik på ikonet i app-vinduet for at fastgøre det til "Ny mail"-menulinjen </aside>

2. Dette åbner "The New Outlook" DocuNote-Appen med følgende muligheder

   • Send og gem (Send and save) - Sender dokumentet og lader dig navigere i DocuNote for at finde en placering til at gemme mailen (se næste afsnit).
   • Vedhæft dokument (Attach document) - Giver dig mulighed for at vedhæfte et dokument fra DocuNote, før du sender (Se yderligere nedenfor).
   • "?" - Åbner denne side i manualen
   • "x" - Lukker appen uden at sende.

Send og Gem - uden at vedhæfte

1. Fra dette punkt skal du vælge en placering for at aktivere knappen Send og Gem. Du kan benytte de samme muligheder som når du arkiverer e-mails.

   • Naviger eller søg - for at bestemme arkiveringsplacering før afsendelse.
   • "…" - For at gå til "Opret nyt organisatorisk element/rediger egenskaber"
   • ">>" - for at gå til Avanceret arkivering
   • "<<" - Gå tilbage
   • "x" - Luk vinduet uden at sende

   <aside> 💡

   • Tip: Læs om mulighederne med ovenstående funktioner via:

   “?” - åbner manualen på siden “Det nye Outlook”-add-in - Arkiver emails i DocuNote

   </aside>

2. Når placeringen er valgt, og alle andre ændringer er foretaget, klik på "Send og Gem".

<aside> ⚠️

Bemærk venligst:

• Hvis der ikke er udfyldt et emne/ for e-mailen, kan den ikke sendes. En advarsel vil informere om dette.

</aside>

Send og gem - Vedhæft dokument

1. Du kan vælge mellem:

   

   • Senest brugte (Recently used) - Lader dig vælge de senest brugte DocuNote-dokumenter
   • Gennemse (Browse - Herfra kan du navigere i DocuNote-organisationstræet, herunder noderne "Favoritfoldere", "Sidst arkiveret" og "Senest brugt", for at finde det organisatoriske element, du vil gemme din e-mail i.
     • Alternativt kan du søge efter sag eller efter titel eller nummer. Søgeresultaterne vil blive vist over organisationstræet.
   • "x" - Lukker DocuNote-App-vinduet uden at foretage sig noget
   • "<<" - Navigerer tilbage til det forrige vinduewindow

2. Klik på Vedhæft for at tilføje dokumentet til e-mailen. Dette vil ændre vinduet og bede dig om at vælge, hvordan du vil vedhæfte dokumentet.

   • Vedhæft (attach) - Vedhæfter dokumentet som det er
   • Vedhæft som PDF (attach PDF) - Konverterer dokumentet til PDF og vedhæfter det
   • Vedhæft DNO-genvej (Attach DNO-shortcut) - Genererer en genvej, som vil navigere til/åbne/vise egenskaberne for dokumentet, når man klikker på den. Handlingen afhænger af indstillingerne i DocuNote, se (DK) Send/Del - Send genveje (.DNO)
   • Vedhæft URL til dokument (Attach URL to Document) - URL'en indsættes i e-mailens brødtekst. Modtageren af beskeden, kan klikke på URL'en for at downloade elementet, hvis denne har tilladelse til at se dokumentet, .
   • Alternativt kan du klikke på "x" for at lukke processen helt uden at foretage dig noget, eller klikke på "<<" for at navigere tilbage til det forrige vindue uden at vedhæfte.

1. Dokumentet vil blive vedhæftet og blive synligt i mailvinduet, mens en kort besked fortæller, at elementet er blevet vedhæftet. Derefter vil du blive navigeret tilbage til det forrige vindue, hvilket giver dig mulighed for at vedhæfte yderligere dokumenter.