(English version)

Definer generelle egenskaber

For at oprette et nyt udvalg:

1. Vælg Dagsorden rodnoden eller underliggende mappe i Dagsorden navigationstræet.

2. Klik på Nyt udvalg på båndet. Alternativt kan du højreklikke på Dagsorden noden/mappen og vælge Nyt udvalg fra kontekstmenuen.

   

1. Udfyld relevante felter i “Nyt udvalg” vinduet

   

   • Angiv Navn og et beskrivende Formål for udvalget.

   • Valgfrit kan du angive Placering.

   • Ved hjælp af Status komboboksen kan du markere udvalget som Aktivt, Inaktivt eller Nedlagt.

   • Arkivering af referater:

     • Arkivering af referater er en essentiel forudsætning for muligheden for at sende referater til underskrift. (Se Send referat til underskrift - Dagsorden (Bruger))

       Du kan arkivere hvert Åbent, Lukket og Dobbelt lukket referat i de foruddefinerede dokumentmapper.

       Hvis disse felter er udfyldt, vil det tilsvarende referatdokument for et møde blive oprettet på denne placering. Navnet vil indeholde mødets navn, startdato og -tidspunkt samt sluttidspunkt.

       Hvis denne type referatdokumenter ikke eksisterer, kopieres de simpelthen ingen steder hen.

       <aside> ⚠️ Bemærk venligst:

       • Referaterne vil blive vist i Organisation-fanen som almindelige dokumenter.
         • Hvis du arkiverer referater, vil dagsordenbegrænsninger Åbent, Lukket, og Dobbelt lukket blive ignoreret, og alle eksisterende referater vil blive vist.
         • Hvis du vil skjule nogle typer af referater, skal du simpelthen ikke udfylde de tilsvarende referatarkiveringssteder i udvalgets egenskaber. </aside>

   • Valgfrit kan du beslutte, om medlemmerne af udvalget vil modtage notifikationer under følgende betingelser:

     • Notifikationer til deltagere når internt publiceret dokument opdateres - Aktiverer notifikationerne for dagordenmedlemmer under Opgaver-siden, når dagordenindholdet publiceres internt.
     • Vis desktop-notifikationer når internt publiceret dokument opdateres - Aktiverer notifikationerne, der vises på dit skrivebord, når dagordenindholdet publiceres internt.
     • Notifikationer når beslutning journaliseres Aktiverer notifikationerne for dagsordenmedlemmer under Opgaver-siden, når dagordenbeslutninger journaliseres.
     • Vis desktop-notifikationer når beslutning journaliseres - Aktiverer notifikationerne, der vises på dit skrivebord, når dagordenbeslutninger journaliseres.

   • Under Medlemmer-fanen, kan relevante medlemmer og interessenter tilknyttes mødet. (se Tilføjelse af medlemmer og interessenter - Agenda (Adm.))

   • Ved hjælp af fanerne Interne indstillinger og Eksterne indstillinger kan du justere skabeloner, der vil blive anvendt til interne og eksterne dagsordener for det givne udvalg (Se mere nedenfor).

   • Når du er færdig, skal du Gemme dine ændringer.

Interne og eksterne indstillinger

På fanerne Interne indstillinger og Eksterne indstillinger i udvalgets egenskabsvindue er det muligt at definere følgende egenskaber henholdsvis til intern eller ekstern brug og publicering:

• **Skabeloner (**Se Skabeloner - Dagsorden (Adm.)
• Dato og tid - juster sprog og formater for hvordan dato og tid repræsenteres.
• Etiketter - etiketter til forskellige dagsordenspunkter.
• Publicering - hvorvidt dagsordener for det aktuelle møde skal publiceres internt eller til Firstagenda (7. 1. Publiser til FirstAgenda - Dagsorden (Bruger)).

Lignende indstillinger er tilgængelige på fanen Eksterne indstillinger, hvor du også kan definere publiceringsår for den eksternt publicerede dagsorden.