Overblik

Det er muligt via Brevflet og distribuer til digital post, at distribuere breve med information til digital post-modtagere med excel-dokument som kilde, i stedet for adressebogen, via DocuNotes NgDP funktionalitet.

<aside> 💡 Tip:

• Der kan distribueres til modtagere både via CPR- og CVRnummer </aside>

Funktionaliteten benytter Microsoft Words egen kendte brevflette-funktion. En dokumentskabelon med brevflettefelter, kan med fordel benyttes ved flere gentagne udsendelser med få ændringer. Læs om hvordan via dette link Letter merge - oprettelse på basis af eksisterende dokumentskabelon uden brevflette-felter, gennemgås længere nede.

Krav til excel kilde

For at kunne distribuere det klargjorte brevflette dokument, er der følgende krav til excel kildens indhold.

• Indtil DocuNote version 6.7 godtages “-” ikke i CPR nr.** | | En kolonne med navn koblet til CPR/CVR numre for den primære kontakt | Denne kolonne bruges ligeledes til at identificere modtagerne, samt adskille modtagerne i både "modtager vinduet" i ny forsendelse, samt distributionsrapporten. (se Billed eksempel længere nede - Kolonne "C" - markeret med rødt.) | | Tomme "fyldte" kolonner er ikke tilladt | Hvis fejlen vist nedenfor mødes ved tilføjelse af modtagere, har man tomme områder i sit kildeark, der datamæssigt stadig har indhold. Workaround er f.eks.. at kopiere relevante felter til et nyt dokument og benytte dette som kilde, eller til et nyt ark i samme dokument og slette det/de eksisterende ark. |

Derudover er det også muligt at koble op til 2 værger direkte på den primære kontakt. Disse skal i så fald ligeledes have to kolonner. (Se billed eksempel længere nede kolonne "E-F" og "G-H" markeret med rødt.)

<aside> ⚠️ Bemærk venligst:

• Jo bedre navn der er i kolonnen tilkoblet CPR/CVR, jo bedre overblik opnås.
• Formater celler med CPR/CVR numre til tekstfelter, for at undgå at excel opfatter dem som tal-felter og fjerner evt. "0" i første position, og dermed skaber fejl når der tjekkes op mod digital post for godkendte modtagere. </aside>

Nedenstående er eksempel på excel kilde hvor kolonne B, C, E, F, G og H benyttes til at identificere modtagerne (se tabel ovenfor), og resten udelukkende har til formål at kunne blive brugt som flette felter.