Når du udarbejder dokumenter i Word, anbefales det at anvende overskrift typografier (også kalder ‘Headers’), som giver en sigende struktur. Eksempelvis bør ’Overskrift 2’ være større end ’Overskrift 3’, ’4’, ’5’ osv., men mindre end ‘Overskrift 1’.
H1, H2, H3, H4, H5, H6…
De forskellige niveauer afspejler vigtigheden af overskriften. Der er ingen faste regler for, hvornår en overskrift skal være fx H4 eller H5, blot at det er logisk i forhold til det pågældende dokument.
Alle standardformater i Word kan indstilles til den typografi du ønsker. Det er afgørende, hvis et Work dokument skal gøres tilgængeligt, at der er brugt tydelig formatering som fx overskrifter, underoverskrifter og punktopstillinger.
Alle billeder, tegninger, illustrationer, ikoner, diagrammer, logoer eller lignende skal tages stilling til. Er det pynt, eller skal det forklares for mennesker der ikke kan se det? Hvis det er pynt skal man markere det som dekorativ og hvis det skal forklares skal du tilføje en alternativ (også kaldet ALT) tekst. Dette er vigtigt fordi, fx billedet eller illustrationen også skal kunne formidles til dem der ikke kan se billeder eller grafik.
For at fx billeder og illustrationer kan gøres tilgængelige, kan der tilføjes alternativ tekst.