(Under opdatering)

Oversigt

Du kan oprette dagsordenspunkter både i fanebladene Dagsorden og Organisation.

Denne vejledning vil guide dig gennem begge de nævnte muligheder.

<aside> 💡 Tip:

• Brug DocuNote søgefanen til at finde dagsordenspunkter, der er oprettet i dedikerede dagsordenmapper i organisationsstrukturen. </aside>

Oprettelse af punkter i fanen Dagsorden

<aside> ⚠️ Bemærk venligst:

• For at oprette dagsordenspunkter i fanen Dagsorden, skal du have oprettet et Udvalg.
  • Se manual side Creating new committee

<aside> 💡

Tip:

• Når Udvalget er oprettet, oprettes følgende mapper automatisk:
  • Kladder - dagsordenspunkter oprettet her kan flyttes videre til mappen Kø.
    • Kun Kladde-versioner af dagsordenspunkter kan oprettes her.
  • Kø - dagsordenspunkter oprettet her kan flyttes til udvalgets møde.
    • Kun Publicerede versioner af dagsordenspunkter kan oprettes her.
  • Faste punkter - dagsordenspunkter oprettet her kan kopieres til udvalgets møde. Denne mappe indeholder normalt foruddefinerede dagsordenspunkter tilknyttet de givne udvalg.
    • Både Kladde og Publicerede versioner af dagsordenspunkter kan oprettes her.
  • Dagsordensstyring - en virtuel mappe der indeholder møder og tilhørende dagsordenspunkter. Her kan man foretage endelige justeringer af dagsordenspunkter, sortere dem osv.
  • Udbakke - midlertidig opbevaring af dagsordenspunkter til videre behandling med dagsordenspunkterne til endnu et møde. I denne mappe kan dagsordenspunkter redigeres før de flyttes til det relevante udvalg. </aside>

</aside>

1. Klik på fanen Dagsorden og udvid det relevante Udvalg.
2. Under udvalget markeres den relevante af mapperne Kladder, Kø eller Faste punkter
3. Klik på Nyt dagsordenspunkt på værktøjslinjen
   • Alternativt kan du højreklikke på den relevante mappe, eller et tomt sted på explorer området og vælg Nyt dagsordenpunkt fra kontekstmenuen.

1. Vælg den passende skabelon fra *Dagsordenspunktinput-*skabeloner og klik på Opret.

   

   <aside> 💡 Tips:

   • En alternativ måde at oprette dagsordenspunkt på:

   • Hvis du ikke ønsker at åbne det nyoprettede dagsordenspunkt med det samme, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Åbn dokument.

     

     • Du kan også bestemme, om du ikke vil åbne egenskabsformularen for det nye dagsordenspunkt ved at fjerne markeringen Åbn dokumentegenskaber. Dokumentnavn skal så udfyldes med det samme. </aside>

1. Når du klikker på Opret, vises formularen Nyt dokument:

   

   • Udfyld følgende felter:

     • Dokumenttitel- Titlen på det nyoprettede dokument. Obligatorisk felt.

     • Ansvarlig - Brugeren der vil blive markeret som ansvarlig person.

     • Intern notat - Notat tilknyttet det nyoprettede dagsordenspunkt. (Vises ikke i dagsordenen)

       • Et ikon viser der er tilknyttet en intern note. Hvis musen placeres over, vises notens indhold

         

     • Adgangsstatus - Åben, Lukket eller Dobbeltlukket - definerer adgangsstatus for mødereferatet.

       • Se administrator guiden herAdding members and stakeholders

     • Indsæt linjeskift mellem elementerne - når dette afkrydsningsfelt er markeret, vil hvert dagsordenspunkt starte på en ny side, når det endelige dokument genereres.

     • Lukket titel - bruges i genererede dagsordendokumenter (dagsorden, bilag, referat). Dette felt er obligatorisk ved oprettelse af et Lukket eller Dobbeltlukket dagsordenspunkt.

     • Dagsordenbilag - Vedhæft kopier af dokumenter fra DocuNote organisationstræet til det nyoprettede dagsordenspunkt.

       • Læs mere om vedhæftninger til dagsordenspunktet senere i denne manual.

       <aside> ⚠️ Venligst bemærk:

       • Der skal, ved markering, tages stilling til om bilaget skal med når der publiceres til Intern/Ekstern. Læs mere om b. Dagsorden - Publicering af dagsorden mm. </aside>

     • Dagsordenhistorik - viser en liste over handlinger udført på dagsordenspunktet med følgende kolonner:

       • Handling - den handling der er udført på punktet.
       • Udvalg - det udvalg som punktet blev tildelt.
       • Mappe - navn på udvalgsmappen som var involveret i handlingen.
       • Møde - det møde som dagsordenspunktet blev flyttet til.
       • Status - status på det møde som dagsordenspunktet blev flyttet til.
       • Bruger - brugeren som udførte handlingen.
       • Dato/tid - dato og tidspunkt for hvornår handlingen blev udført.